Grievance Redressal Policy

1. Purpose

This policy outlines the principles and procedures adopted by UGC Supply Chain Solutions Pvt. Ltd. to address grievances raised by employees, suppliers, partners or any other stakeholders. The objective is to provide a structured mechanism to resolve concerns in a transparent, timely, fair and respectful manner.

2. Scope

This policy applies to all employees, contract workers, suppliers, customers and external stakeholders associated with UGC.

3. Policy Statement

UGC is committed to creating an inclusive and responsive environment that encourages open communication. Grievances will be handled with sensitivity, confidentiality and without retaliation. This policy ensures accessibility to fair redressal mechanisms for any form of discrimination, unfair treatment, harassment or procedural lapses.

4. Objectives

• To promote a work culture of respect, trust and integrity.
• To provide a safe and structured channel for raising concerns.
• To ensure timely investigation and resolution of grievances.
• To prevent recurrence by addressing root causes.

5. Types of Grievances Covered

• Discrimination or harassment
• Unfair treatment or bias
• Health and safety concerns
• Wage and benefit issues
• Workplace bullying or misconduct
• Ethical or legal violations
• Any violation of company policy

6. Grievance Redressal Mechanism

Step 1: Informal Resolution

The concerned individual may attempt to resolve the issue directly with the person involved, if appropriate. Managers and supervisors should facilitate resolution at this level whenever possible.

Step 2: Formal Complaint Submission

If informal resolution fails or is not feasible: - Submit grievance to HR via email: pallavi.sukare@ugclogistics.com or call +91- 9172225773. - Grievance must be submitted in writing using the prescribed form or via email.

Step 3: Acknowledgement and Review

HR will acknowledge receipt within 2 working days. - A preliminary review will be conducted to determine scope and next steps.

Step 4: Investigation

An internal review committee (or external expert if necessary) will investigate the grievance. - The investigation will be completed within 10 working days.

Step 5: Resolution and Feedback

A resolution will be proposed and communicated to the complainant within 15 working days. - If not satisfied, the complainant may request escalation to senior management.

Step 6: Closure and Recordkeeping

Once resolved, the grievance will be closed and all related documentation securely stored by the HR department.

7. Roles and Responsibilities

3. Roles & Responsibilities

Role	Responsibility
Employee/Stakeholder	Raise grievance with supporting facts
Supervisor/Manager	Encourage resolution, support informal handling
HR Department	Acknowledge, investigate and track grievance
Grievance Committee	Conduct fair and unbiased inquiry
Senior Management	Review escalations and ensure policy compliance

8. Confidentiality and Non-Retaliation

UGC ensures confidentiality throughout the grievance process. Retaliation against complainants or witnesses is strictly prohibited and will lead to disciplinary action.

9. Monitoring and Review

• Grievance trends will be reviewed quarterly by HR.
• Policy effectiveness will be evaluated annually.
• Continuous improvements will be made based on analysis and feedback.

10. Implementation Steps

• Disseminate policy to all employees and stakeholders.
• Appoint a grievance redressal officer and form a committee.
• Train managers and HR on grievance handling.
• Display grievance contact details across all facilities.
• Set up a grievance tracking system.
• Review and update the policy annually.

शिकायत निवारण नीति

१. उद्देश्य

यह नीति उन सिद्धांतों और प्रक्रियाओं को रेखांकित करती है जिन्हें यूजीसी सप्लाई चेन सॉल्यूशन्स प्रा. लि. ने कर्मचारियों, आपूर्तिकर्ताओं, साझेदारों या किसी अन्य हितधारक द्वारा उठाई गई शिकायतों के समाधान हेतु अपनाया है। इसका उद्देश्य पारदर्शी, समयबद्ध, निष्पक्ष और सम्मानजनक तरीके से चिंताओं का समाधान करने हेतु एक संरचित तंत्र प्रदान करना है।

२. क्षेत्र

यह नीति यूजीसी से जुड़े सभी कर्मचारी, संविदा कर्मचारी, आपूर्तिकर्ता, ग्राहक और बाहरी हितधारकों पर लागू होती है।

३. नीति वक्तव्य

यूजीसी एक समावेशी और उत्तरदायी वातावरण बनाने के लिए प्रतिबद्ध है जो खुले संचार को प्रोत्साहित करता है। शिकायतों को संवेदनशीलता, गोपनीयता और बिना प्रतिशोध के संभाला जाएगा। यह नीति भेदभाव, अनुचित व्यवहार, उत्पीड़न या प्रक्रिया संबंधी त्रुटियों के किसी भी रूप के लिए निष्पक्ष निवारण तंत्र की पहुंच सुनिश्चित करती है।

४. उद्देश्य

• सम्मान, विश्वास और ईमानदारी की कार्य संस्कृति को बढ़ावा देना।
• चिंताओं को उठाने के लिए सुरक्षित और संरचित चैनल प्रदान करना।
• शिकायतों की समय पर जांच और समाधान सुनिश्चित करना।
• मूल कारणों को संबोधित कर पुनरावृत्ति को रोकना।

५. शिकायतों के प्रकार

• भेदभाव या उत्पीड़न
• अनुचित व्यवहार या पक्षपात
• स्वास्थ्य और सुरक्षा संबंधी चिंताएं
• वेतन और लाभ से जुड़े मुद्दे
• कार्यस्थल पर धमकाना या कदाचार
• नैतिक या कानूनी उल्लंघन/li>
• कंपनी नीति का कोई भी उल्लंघन

६. शिकायत निवारण तंत्र

चरण १: अनौपचारिक समाधान

संबंधित व्यक्ति, यदि उपयुक्त हो, तो सीधे शामिल व्यक्ति के साथ मुद्दे को हल करने का प्रयास कर सकता है। प्रबंधकों और पर्यवेक्षकों को जहां संभव हो, इस स्तर पर समाधान की सुविधा प्रदान करनी चाहिए।

चरण २: औपचारिक शिकायत प्रस्तुत करना

यदि अनौपचारिक समाधान विफल हो या संभव न हो: - शिकायत एचआर को ईमेल के माध्यम से भेजें: pallavi.sukare@ugclogistics.com या कॉल करें +91-9172225773। - शिकायत लिखित रूप में, निर्धारित प्रपत्र या ईमेल के माध्यम से प्रस्तुत करनी होगी।

चरण ३: स्वीकृति और समीक्षा

एचआर २ कार्य दिवसों के भीतर प्राप्ति की पुष्टि करेगा। - दायरा और अगले कदम तय करने हेतु प्रारंभिक समीक्षा की जाएगी।

चरण 4: जांच

एक आंतरिक समीक्षा समिति (या आवश्यकता होने पर बाहरी विशेषज्ञ) शिकायत की जांच करेगी। - जांच १० कार्य दिवसों के भीतर पूरी की जाएगी।

चरण ५: समाधान और प्रतिक्रिया

शिकायतकर्ता को १५ कार्य दिवसों के भीतर समाधान प्रस्तावित कर सूचित किया जाएगा। - यदि संतुष्ट न हों, तो शिकायतकर्ता वरिष्ठ प्रबंधन को अपील कर सकता है।

चरण ६: समापन और अभिलेख रखरखाव

समाधान के बाद शिकायत बंद कर दी जाएगी और सभी संबंधित दस्तावेज एचआर विभाग द्वारा सुरक्षित रूप से संग्रहीत किए जाएंगे।

७. भूमिकाएं और जिम्मेदारियां

भूमिका	जिम्मेदारी
कर्मचारी/ हितधारक	तथ्यों के समर्थन के साथ शिकायत दर्ज करना
पर्यवेक्षक/ प्रबंधक	समाधान को प्रोत्साहित करना, अनौपचारिक निपटान का समर्थन करना
एचआर विभाग	शिकायत स्वीकारना, जांच करना और ट्रैक करना
शिकायत समिति	निष्पक्ष और निष्कपट जांच करना
वरिष्ठ प्रबंधन	अपील की समीक्षा करना और नीति अनुपालन सुनिश्चित करना

८. गोपनीयता और प्रतिशोध-निषेध

यूजीसी शिकायत प्रक्रिया के दौरान गोपनीयता सुनिश्चित करता है। शिकायतकर्ता या गवाह के खिलाफ प्रतिशोध सख्त वर्जित है और इसके लिए अनुशासनात्मक कार्रवाई की जाएगी।

९. निगरानी और समीक्षा

• एचआर त्रैमासिक रूप से शिकायत रुझानों की समीक्षा करेगा।
• नीति की प्रभावशीलता का वार्षिक मूल्यांकन किया जाएगा।
• विश्लेषण और प्रतिक्रिया के आधार पर सतत सुधार किए जाएंगे।

१०. कार्यान्वयन चरण

• नीति को सभी कर्मचारियों और हितधारकों तक पहुंचाना।
• शिकायत निवारण अधिकारी नियुक्त करना और समिति का गठन करना।
• प्रबंधकों और एचआर को शिकायत प्रबंधन पर प्रशिक्षित करना।
• सभी सुविधाओं पर शिकायत संपर्क विवरण प्रदर्शित करना।
• शिकायत ट्रैकिंग प्रणाली स्थापित करना।
• नीति की वार्षिक समीक्षा और अद्यतन करना।

तक्रार निवारण धोरण

१. उद्देश

हे धोरण यूजीसी सप्लाई चेन सॉल्यूशन्स प्रा. लि. कडून कर्मचारी, पुरवठादार, भागीदार किंवा इतर कोणत्याही हितधारकांनी केलेल्या तक्रारींचे निराकरण करण्यासाठी स्वीकारलेल्या तत्त्वे आणि प्रक्रियेचे वर्णन करते. उद्देश असा आहे की पारदर्शक, वेळेवर, न्याय्य आणि आदरपूर्वक पद्धतीने तक्रारी सोडवण्यासाठी एक संरचित यंत्रणा उपलब्ध करून देणे.

२. व्याप्ती

हे धोरण सर्व कर्मचारी, करारावरचे कामगार, पुरवठादार, ग्राहक आणि यूजीसी शी संबंधित बाह्य हितधारक यांना लागू आहे.

३. धोरण विधान

यूजीसी खुले संवाद प्रोत्साहित करणारे समावेशक आणि प्रतिसादक्षम वातावरण निर्माण करण्यास वचनबद्ध आहे. तक्रारी संवेदनशीलता, गोपनीयता आणि कोणत्याही प्रकारच्या सूडाविना हाताळल्या जातील. भेदभाव, अन्यायकारक वागणूक, छळ किंवा प्रक्रियात्मक त्रुटींच्या कोणत्याही स्वरूपासाठी हे धोरण न्याय्य निवारण यंत्रणेसाठी प्रवेश सुनिश्चित करते.

४. उद्दिष्टे

• आदर, विश्वास आणि प्रामाणिकतेची कार्यसंस्कृती प्रोत्साहित करणे.
• चिंता व्यक्त करण्यासाठी सुरक्षित आणि संरचित माध्यम उपलब्ध करून देणे.
• तक्रारींचे वेळेवर तपास आणि निराकरण सुनिश्चित करणे.
• मूळ कारणे शोधून पुनरावृत्ती टाळणे.

५. आच्छादित तक्रारींचे प्रकार

• भेदभाव किंवा छळ
• अन्यायकारक वागणूक किंवा पक्षपात
• आरोग्य आणि सुरक्षा संबंधित चिंता
• वेतन व लाभ विषयक समस्या
• कार्यस्थळावरील छळ किंवा गैरवर्तन
• नैतिक किंवा कायदेशीर उल्लंघन
• कंपनीच्या धोरणांचे उल्लंघन

६. तक्रार निवारण यंत्रणा

पायरी १: अनौपचारिक निराकरण

संबंधित व्यक्तीने, जर योग्य वाटले, तर थेट संबंधित व्यक्तीशी चर्चा करून प्रश्न सोडविण्याचा प्रयत्न करावा. शक्य असल्यास व्यवस्थापक आणि पर्यवेक्षकांनी या स्तरावर निराकरण सुलभ करावे.

पायरी २: औपचारिक तक्रार सादर करणे

जर अनौपचारिक निराकरण अपयशी ठरले किंवा शक्य नसेल तर: - तक्रार HR विभागाला ई-मेलद्वारे पाठवावी: pallavi.sukare@ugclogistics.com किंवा कॉल करावा: +91-9172225773. - तक्रार लेखी स्वरूपात, निर्धारित फॉर्म वापरून किंवा ई-मेलद्वारे सादर केली पाहिजे.

पायरी ३: स्वीकृती आणि आढावा

एचआर विभाग २ कामकाजाच्या दिवसांत तक्रारीची स्वीकृती देईल. - प्राथमिक आढावा घेऊन व्याप्ती व पुढील पावले ठरवली जातील.

पायरी ४: तपासणी

अंतर्गत आढावा समिती (किंवा आवश्यक असल्यास बाह्य तज्ज्ञ) तक्रारीची चौकशी करेल. - तपासणी १० कामकाजाच्या दिवसांत पूर्ण केली जाईल.

पायरी ५: निराकरण आणि अभिप्राय

निराकरण प्रस्तावित करून तक्रारदाराला १५ कामकाजाच्या दिवसांत कळवले जाईल. - समाधान न झाल्यास, तक्रारदार वरिष्ठ व्यवस्थापनाकडे प्रकरण वाढविण्याची विनंती करू शकतो.

पायरी ६: बंद करणे आणि नोंद ठेवणे

एकदा तक्रार निकाली निघाल्यावर, ती बंद केली जाईल आणि सर्व संबंधित कागदपत्रे HR विभागाकडे सुरक्षितरीत्या साठवली जातील.

भूमिका

भूमिका	जबाबदारी
कर्मचारी/हितधारक	तथ्यांसह तक्रार मांडणे
पर्यवेक्षक/व्यवस्थापक	निराकरण प्रोत्साहन व अनौपचारिक हाताळणीला समर्थन
HR विभाग	तक्रारीची स्वीकृती, तपासणी व नोंद ठेवणे
तक्रार समिती	न्याय्य व निष्पक्ष चौकशी करणे
वरिष्ठ व्यवस्थापन	प्रकरणांचा आढावा घेणे व धोरण पालन सुनिश्चित करणे

८. गोपनीयता व सूड निषिद्धता

यूजीसी तक्रार प्रक्रियेच्या संपूर्ण कालावधीत गोपनीयता सुनिश्चित करते. तक्रारदार किंवा साक्षीदारांविरुद्ध सूड घेणे सक्त मनाई आहे व अशा प्रकारे वागणाऱ्यावर शिस्तभंग कारवाई केली जाईल.

9. निरीक्षण आणि पुनरावलोकन

• HR विभाग दर तिमाहीत तक्रारींचे प्रवाह पाहील.
• धोरणाची कार्यक्षमता वार्षिक मूल्यांकन केली जाईल.
• विश्लेषण व अभिप्रायाच्या आधारे सातत्याने सुधारणा केल्या जातील.

10. अंमलबजावणीची पावले

• हे धोरण सर्व कर्मचारी व हितधारकांपर्यंत पोहोचवणे.
• तक्रार निवारण अधिकारी नेमणे व समिती स्थापन करणे.
• व्यवस्थापक व HR ला तक्रार हाताळणीबाबत प्रशिक्षण देणे.
• सर्व ठिकाणी तक्रार संपर्क तपशील प्रदर्शित करणे.
• तक्रार ट्रॅकिंग प्रणाली उभारणे.
• धोरणाचे वार्षिक पुनरावलोकन व अद्ययावत करणे.