Policy against Sexual Harassment

1. Purpose

UGC Supply Chain Solutions Pvt. Ltd. is committed to providing a safe, respectful and inclusive work environment where all individuals are treated with dignity. This policy outlines UGC’s zero-tolerance approach towards sexual harassment in the workplace and provides a framework for preventing, reporting and addressing incidents of such misconduct.

2. Scope

This policy applies to all employees, contract workers, consultants, interns, apprentices, vendors, clients and visitors, across all locations and premises under the operational control of UGC, including offsite locations, digital communications and work-related events.

3. Policy Statement

Sexual harassment is strictly prohibited and will not be tolerated under any circumstances. UGC is committed to:

• Preventing any form of sexual harassment in the workplace.
• Promoting awareness and providing training to all employees.
• Establishing a clear mechanism for reporting and resolving complaints.
• Ensuring confidentiality, impartiality and non-retaliation throughout the process.

4. Definition of Sexual Harassment

Sexual harassment includes, but is not limited to, the following unwelcome acts or behavior:

• Physical contact and advances;
• Demand or request for sexual favors;
• Sexually colored remarks or jokes;
• Display or circulation of sexually explicit or suggestive material;
• Inappropriate or offensive gestures, comments or innuendos;
• Repeated and unwelcome social invitations;
• Any verbal, non-verbal, written, physical or visual conduct of a sexual nature that interferes with an individual’s work performance or creates a hostile, intimidating or offensive work environment.

5. Preventive Measures

To uphold a harassment-free workplace, the Company will:

• Sensitize all personnel through induction, periodic training and awareness campaigns;
• Promote respectful behavior and inclusivity through organizational values;
• Incorporate this policy into all employment agreements and codes of conduct.

6. Complaints Committee

UGC has established a duly constituted Internal Complaints Committee (ICC), also known as the POSH Committee, in accordance with its commitment to ensure a harassment-free workplace. The POSH Committee shall:

• Include a Presiding Officer (senior woman employee), two or more employees committed to women’s cause or with legal/ social expertise and an external member with experience in social work or legal matters;
• Be empowered to receive, investigate and resolve complaints in a time-bound and confidential manner;
• Submit annual reports to management on the number of complaints received, resolved and actions taken;
• Ensure all inquiries are conducted fairly, impartially and with respect for the rights of all parties involved.

7. Reporting and Redressal Mechanism

• How to Report: Complaints can be submitted in writing to the POSH Committee or through a secure digital channel designated for this purpose.
• Time Frame: Complaints should ideally be lodged within 3 months of the alleged incident.
• Process: The POSH Committee will conduct a fair and impartial inquiry within a stipulated time frame, ensuring both the complainant and respondent are heard.
• Interim Relief: UGC may provide interim measures (e.g., temporary transfer, leave) to ensure the safety and comfort of the complainant.
• Outcome: Disciplinary action may include warning, reprimand, transfer, reduction of grade or termination of employment, depending on the severity of misconduct.

8. Confidentiality and Protection from Retaliation

• All proceedings, records and identities will be kept strictly confidential.
• The Company will ensure that no retaliatory action is taken against any person for reporting a complaint in good faith or participating in an inquiry.

9. Malicious Complaints

False complaints made with malicious intent are subject to disciplinary action. However, the inability to prove an allegation does not imply a malicious complaint.

10. Roles and Responsibilities

Stakeholder	Responsibilities
Management	Provide resources, oversight and leadership commitment
POSH Committee	Conduct inquiries and recommend appropriate actions
HR Department	Facilitate awareness, training, documentation and process support
All Employees	Uphold a respectful workplace and report violations without fear

11. Monitoring and Review

The implementation of this policy will be reviewed annually. Improvements will be made based on feedback, changing needs or any organizational, legal or ethical developments.

यौन उत्पीड़न के विरुद्ध नीति

१. उद्देश्य

यूजीसी सप्लाय चेन सोल्यूशन्स प्रा. लि. एक सुरक्षित, सम्मानजनक और समावेशी कार्य वातावरण प्रदान करने के लिए प्रतिबद्ध है, जहाँ प्रत्येक व्यक्ति के साथ गरिमा के साथ व्यवहार किया जाता है। यह नीति कार्यस्थल पर यौन उत्पीड़न के प्रति कंपनी के शून्य-सहनशीलता दृष्टिकोण को दर्शाती है तथा ऐसे कदाचार की रोकथाम, शिकायत दर्ज करने और निवारण हेतु एक स्पष्ट रूपरेखा प्रदान करती है।

२. कार्यक्षेत्र

यह नीति सभी कर्मचारियों, संविदा कर्मचारियों, सलाहकारों, प्रशिक्षुओं/शिक्षुओं, विक्रेताओं, ग्राहकों तथा आगंतुकों पर लागू होगी। यह नीति कंपनी के संचालन नियंत्रण के अंतर्गत आने वाले सभी स्थानों, परिसरों, बाहरी स्थलों, डिजिटल संचार माध्यमों तथा कार्य-संबंधित कार्यक्रमों पर भी लागू होगी।

३. नीति वक्तव्य

यौन उत्पीड़न पूर्णतः प्रतिबंधित है और किसी भी परिस्थिति में सहन नहीं किया जाएगा। कंपनी निम्नलिखित के लिए प्रतिबद्ध है:

• कार्यस्थल पर किसी भी प्रकार के यौन उत्पीड़न की रोकथाम
• सभी कर्मचारियों को जागरूकता एवं प्रशिक्षण प्रदान करना
• शिकायतों की रिपोर्टिंग और समाधान हेतु स्पष्ट व्यवस्था स्थापित करना
• संपूर्ण प्रक्रिया के दौरान गोपनीयता, निष्पक्षता तथा प्रतिशोध-रहित वातावरण सुनिश्चित करना

४. यौन उत्पीड़न की परिभाषा

यौन उत्पीड़न में निम्नलिखित अवांछित कृत्य या व्यवहार शामिल हैं, परंतु इन्हीं तक सीमित नहीं:

• शारीरिक संपर्क या अनुचित अग्रसरता
• यौन उपकार की मांग या अनुरोध
• यौन रंगयुक्त टिप्पणियाँ या चुटकुले
• अश्लील या संकेतात्मक सामग्री का प्रदर्शन या प्रसार
• अनुचित या अपमानजनक इशारे, टिप्पणियाँ या संकेत
• बार-बार और अवांछित सामाजिक निमंत्रण
• किसी भी प्रकार का मौखिक, अमौखिक, लिखित, शारीरिक या दृश्य आचरण जो व्यक्ति के कार्य प्रदर्शन में बाधा उत्पन्न करे या भयभीत, शत्रुतापूर्ण अथवा अपमानजनक कार्य वातावरण बनाए

५. निवारक उपाय

उत्पीड़न-मुक्त कार्यस्थल बनाए रखने हेतु कंपनी:

• नियुक्ति प्रारंभ प्रशिक्षण, समय-समय पर प्रशिक्षण तथा जागरूकता अभियानों के माध्यम से सभी कर्मियों को संवेदनशील बनाएगी
• संगठनात्मक मूल्यों के माध्यम से सम्मानजनक व्यवहार एवं समावेशिता को बढ़ावा देगी
• इस नीति को सभी नियुक्ति अनुबंधों एवं आचार संहिताओं में सम्मिलित करेगी

६. शिकायत समिति

कंपनी ने विधिवत गठित आंतरिक शिकायत समिति स्थापित की है। यह समिति निम्न कार्य करेगी:

• एक वरिष्ठ महिला कर्मचारी को अध्यक्ष के रूप में, दो या अधिक कर्मचारियों को तथा एक बाहरी सदस्य को सम्मिलित करेगी
• शिकायतों को समयबद्ध और गोपनीय तरीके से प्राप्त, जाँच और समाधान करेगी
• प्रबंधन को वार्षिक प्रतिवेदन प्रस्तुत करेगी
• सभी जाँच निष्पक्ष एवं न्यायसंगत रूप से संचालित करेगी

७. शिकायत एवं निवारण व्यवस्था

• शिकायत कैसे करें: शिकायत लिखित रूप में या सुरक्षित डिजिटल माध्यम से प्रस्तुत की जा सकती है।
• समय सीमा: घटना की तिथि से आदर्श रूप से तीन माह के भीतर शिकायत दर्ज की जानी चाहिए।
• प्रक्रिया: समिति निर्धारित समय सीमा में निष्पक्ष जाँच करेगी तथा दोनों पक्षों को सुनेगी।
• अंतरिम सहायता: शिकायतकर्ता की सुरक्षा एवं सुविधा हेतु अस्थायी स्थानांतरण, अवकाश आदि उपाय प्रदान किए जा सकते हैं।
• परिणाम: दोष की गंभीरता के अनुसार चेतावनी, फटकार, स्थानांतरण, पदावनति या सेवा समाप्ति जैसी अनुशासनात्मक कार्रवाई की जा सकती है।

८. गोपनीयता एवं प्रतिशोध से संरक्षण

• सभी कार्यवाही, अभिलेख एवं पहचान गोपनीय रखी जाएँगी।
• सद्भावना से शिकायत दर्ज करने या जाँच में भाग लेने वाले किसी भी व्यक्ति के विरुद्ध कोई प्रतिशोधात्मक कार्रवाई नहीं की जाएगी।

९. दुर्भावनापूर्ण शिकायतें

दुर्भावनापूर्ण उद्देश्य से की गई झूठी शिकायतों पर अनुशासनात्मक कार्रवाई की जाएगी। तथापि, आरोप सिद्ध न होना झूठी शिकायत का प्रमाण नहीं माना जाएगा।

१०. भूमिकाएँ एवं जिम्मेदारियाँ

हितधारक	जिम्मेदारियाँ
प्रबंधन	संसाधन उपलब्ध कराना, पर्यवेक्षण एवं नेतृत्व प्रतिबद्धता
आंतरिक शिकायत समिति	जाँच करना एवं उचित कार्रवाई की अनुशंसा
मानव संसाधन विभाग	जागरूकता, प्रशिक्षण, दस्तावेजीकरण एवं प्रक्रिया सहयोग
सभी कर्मचारी	सम्मानजनक कार्यस्थल बनाए रखना एवं बिना भय के उल्लंघन की सूचना देना

११. निगरानी एवं समीक्षा

इस नीति के क्रियान्वयन की वार्षिक समीक्षा की जाएगी तथा प्राप्त सुझावों, बदलती आवश्यकताओं एवं कानूनी या नैतिक परिवर्तनों के आधार पर आवश्यक सुधार किए जाएँगे।

लैंगिक छळ प्रतिबंधक धोरण

1. उद्देश

यूजीसी सप्लाय चेन सोल्युशन्स प्रा. लि. ही कंपनी सुरक्षित, सन्मानपूर्वक आणि समावेशक कार्य वातावरण प्रदान करण्यास कटिबद्ध आहे, जिथे प्रत्येक व्यक्तीशी सन्मानाने वागणूक दिली जाते. हे धोरण कार्यस्थळी लैंगिक छळाविरुद्ध कंपनीचा शून्य सहनशीलता (Zero-Tolerance) दृष्टिकोन स्पष्ट करते तसेच अशा गैरवर्तनाची प्रतिबंधक उपाययोजना, तक्रार नोंदणी आणि निवारण यासाठी एक स्पष्ट चौकट प्रदान करते.

2. व्याप्ती

हे धोरण सर्व कर्मचारी, कंत्राटी कर्मचारी, सल्लागार, इंटर्न, प्रशिक्षणार्थी, विक्रेते, ग्राहक व अभ्यागत यांना लागू आहे. हे धोरण UGC च्या संचालन नियंत्रणाखालील सर्व ठिकाणे आणि परिसर, ऑफसाइट लोकेशन्स, डिजिटल संवाद माध्यमे आणि कामाशी संबंधित कार्यक्रमांवर लागू आहे.

३. नीति वक्तव्य

लैंगिक छळ पूर्णतः प्रतिबंधित आहे आणि कोणत्याही परिस्थितीत सहन केला जाणार नाही. UGC खालील बाबींना बांधील आहे:

• कार्यस्थळी कोणत्याही प्रकारचा लैंगिक छळ रोखणे
• सर्व कर्मचाऱ्यांना जागरूकता व प्रशिक्षण देणे
• तक्रारी नोंदविण्यासाठी आणि निवारणासाठी स्पष्ट यंत्रणा उभारणे
• संपूर्ण प्रक्रियेत गोपनीयता, निष्पक्षता आणि प्रतिशोध-रहित वातावरण सुनिश्चित करणे

4. लैंगिक छळाची व्याख्या

लैंगिक छळामध्ये खालील अवांछित कृती किंवा वर्तनांचा समावेश होतो, परंतु तेवढ्यावर मर्यादित नाही:

• शारीरिक संपर्क व अनुचित जवळीक
• लैंगिक उपकारांची मागणी किंवा विनंती
• लैंगिक स्वरूपाच्या टिप्पणी किंवा विनोद
• अश्लील किंवा सूचक साहित्याचे प्रदर्शन किंवा प्रसारण
• अनुचित किंवा अपमानास्पद हावभाव, टिप्पणी किंवा सूचक वाक्ये
• वारंवार व अवांछित सामाजिक निमंत्रणे
• कोणतेही मौखिक, अमौखिक, लिखित, शारीरिक किंवा दृश्य स्वरूपाचे लैंगिक वर्तन जे व्यक्तीच्या कामगिरीत अडथळा आणते किंवा भीतीदायक, शत्रुत्वपूर्ण किंवा अपमानास्पद कार्य वातावरण निर्माण करते

5. प्रतिबंधक उपाय

छळमुक्त कार्यस्थळ राखण्यासाठी कंपनी खालील उपाय करेल:

• नव्याने रुजू होणाऱ्यांसाठी इंडक्शन, कालानुसार प्रशिक्षण व जागरूकता मोहीम
• संस्थात्मक मूल्यांद्वारे सन्मानपूर्वक व समावेशक वर्तनाला प्रोत्साहन
• सर्व रोजगार करार आणि आचारसंहितेमध्ये या धोरणाचा समावेश

6. तक्रार

यूजीसी ने विधिवत स्थापन केलेली आंतरिक तक्रार समिती (ICC) / POSH समिती नेमलेली आहे. समितीची रचना व जबाबदाऱ्या:

• अध्यक्ष अधिकारी म्हणून वरिष्ठ महिला कर्मचारी, दोन किंवा अधिक कर्मचारी (महिला कल्याण / सामाजिक / कायदेशीर तज्ज्ञता असलेले), सामाजिक कार्य किंवा कायदेशीर अनुभव असलेला बाह्य सदस्य
• तक्रारी गोपनीय व वेळबद्ध पद्धतीने स्वीकारणे, चौकशी करणे व निवारण करणे
• व्यवस्थापनाला वार्षिक अहवाल सादर करणे
• सर्व चौकशा निष्पक्ष व न्याय्य पद्धतीने करणे

7. तक्रार नोंदणी व निवारण यंत्रणा

• तक्रार कशी करावी: POSH समितीकडे लेखी स्वरूपात किंवा सुरक्षित डिजिटल माध्यमातून तक्रार सादर करता येईल.
• कालमर्यादा: घटनेपासून आदर्शपणे 3 महिन्यांच्या आत तक्रार नोंदवावी.
• प्रक्रिया: समिती दोन्ही पक्षांना ऐकून निष्पक्ष चौकशी करेल.
• अंतरिम दिलासा: तक्रारदाराच्या सुरक्षिततेसाठी तात्पुरता बदली, रजा इ. उपाय दिले जाऊ शकतात.
• निकाल: गंभीरतेनुसार चेतावणी, फटकार, बदली, पदावनती किंवा सेवासमाप्ती यांसारखी शिस्तभंगाची कारवाई होऊ शकते.

8. गोपनीयता व प्रतिशोधापासून

• सर्व कार्यवाही, नोंदी व ओळखी कडक गोपनीय ठेवण्यात येतील.
• प्रामाणिकपणे तक्रार करणाऱ्या किंवा चौकशीत सहभागी होणाऱ्या व्यक्तीविरुद्ध कोणतीही प्रतिशोधात्मक कारवाई होणार नाही.

9. दुर्भावनायुक्त तक्रारी

दुर्भावनापूर्वक केलेल्या खोट्या तक्रारींवर शिस्तभंगाची कारवाई केली जाईल. तथापि, आरोप सिद्ध न होणे म्हणजे तक्रार खोटी असल्याचे समजले जाणार नाही.

10. भूमिका व जबाबदाऱ्या

हितधारक	जबाबदाऱ्या
व्यवस्थापन	संसाधने उपलब्ध करून देणे, देखरेख व नेतृत्व बांधिलकी
POSH समिती	चौकशी करणे व योग्य कारवाईची शिफारस करणे
HR विभाग	जागरूकता, प्रशिक्षण, दस्तऐवजीकरण व प्रक्रियात्मक मदत
सर्व कर्मचारी	सन्मानपूर्वक कार्यस्थळ राखणे व भीतीविना उल्लंघनाची नोंद करणे

11. देखरेख व पुनरावलोकन

या धोरणाची अंमलबजावणी दरवर्षी पुनरावलोकन केली जाईल. अभिप्राय, बदलत्या गरजा, कायदेशीर किंवा नैतिक घडामोडींच्या आधारे सुधारणा करण्यात येतील.